Sơ đồ gantt là gì? Vai trò của sơ đồ gantt trong quản lý dự án?

0
241

Meta: Khái niệm, chức năng và vai trò của sơ đồ gantt là gì? Tìm hiểu điểm nổi bật, hạn chế và ứng dụng của biểu đồ thông minh trong các dự án.

Gantt chart hay sơ đồ gantt là khái niệm phổ biến trong các dự án vừa và nhỏ. Thông qua thời gian và cột mốc trên biểu đồ, người thực hiện có thể nắm rõ được công việc cũng như tiến độ, thời hạn hoàn thành. Cùng tham khảo thêm các thông tin quan trọng về sơ đồ gantt trong bài viết sau bạn nhé.

Sơ đồ gantt được hiểu như thế nào?

* Tìm hiểu về khái niệm 

Sơ đồ gantt là công cụ được dùng để trình bày công việc hoặc sự kiện dựa trên cột mốc thời gian. Gantt được chia làm 2 phần chính, một trục liệt kê các công việc, trục còn lại ghi rõ mốc thời gian thực hiện những công việc đó.

Biểu đồ minh họa sơ đồ gantt cơ bản

Biểu đồ minh họa sơ đồ gantt cơ bản

* Ví dụ minh họa của sơ đồ gantt

Để bạn đọc hiểu rõ hơn về sơ đồ gantt, hãy cùng tìm hiểu về ví dụ sau nhé.

Một nhà máy thép cần có thêm thiết bị lọc để hạn chế ô nhiễm không khí, nhưng lại không thực hiện vì chi phí cao. Nhưng các địa phương, cơ quan chức năng buộc phải yêu cầu nhà máy lắp đặt để bảo vệ môi trường. Thời gian cho đơn vị này thực hiện mọi công tác lắp hệ thống lọc không khí là 16 tuần. Nếu đến thời hạn mà vẫn chưa hoàn thành thì nhà máy buộc phải đóng cửa.

Việc tiến hành một dự án với nhiều công đoạn có thời gian cụ thể không hề dễ chút nào. Vị giám đốc muốn hệ thống được lắp đúng thời hạn thì cần có kế hoạch cụ thể, thông minh và đảm bảo nhất. Dưới đây là hình ảnh về những công việc mà nhà máy cần làm để lắp thiết bị lọc không khí.

Sơ đồ gantt theo phương thức triển khai sớm

Sơ đồ gantt theo phương thức triển khai sớm

Theo sơ đồ gantt, việc A, C, E, G, H nằm trên đường dài nhất của biểu đồ. Đây còn gọi là đường găng, đóng vai trò quan trọng. Sự chậm trễ trong công việc trên kiểu đường này làm dự án không đúng tiến độ. Các việc B, D, F không thuộc đường găng nên chúng có thể thay đổi được trong mức độ cho phép, chỉ cần không làm gián đoạn tới thời gian hoàn thành. Vì thế, ta sẽ sắp xếp những việc đó triển khai sớm hoặc chậm.

Điểm mạnh và điểm yếu của sơ đồ gantt

* Điểm mạnh mà sơ đồ gantt đem lại

Kiểu biểu đồ thông minh này phù hợp với những công việc đơn giản và không chồng chéo nhiều. Những dự án dễ xây dựng kế hoạch khi sử dụng gantt sẽ giúp mọi người nhận biết công việc, thời gian thực hiện. Mọi thứ nằm trong tầm kiểm soát và hoàn thành đúng thời hạn đã hẹn trước. Cụ thể:

  • Quản lý nhiều thông tin một lúc, chẳng hạn như: Người chịu trách nhiệm công việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc từng việc. Mối liên quan giữa từng việc với tổng thể tiến độ dự án. Thông qua cách thể hiện trực quan, mọi thứ trở nên dễ hiểu, dễ nắm bắt hơn.
  • Nâng cao năng suất công việc, từng cá nhân chủ động hoàn thành công việc của họ. Bởi mọi thông tin về thành viên thực hiện, tiến độ được đề cập chi tiết. Mỗi người sẽ nhận thức được vai trò của mình và hiểu rằng, sự chậm trễ của bản thân sẽ ảnh hưởng tới tiến độ chung của dự án và cả thành viên khác.

* Nhược điểm

Bên cạnh những điểm nổi trội, sơ đồ gantt cũng có một vài hạn chế như:

  • Cấu trúc phân chia gây ra sự phụ thuộc: Trên thực tế, người quản lý tạo ra cấu trúc phân chia công việc đầy đủ trong gantt chart. Nhưng nếu có điều gì đó bị bỏ sót, ước tính sai về thời lượng, mức độ công việc thì người lập sẽ phải làm lại toàn bộ lịch biểu.
  • Sơ đồ thường hoạt động tốt ở những dự án nhỏ. Nhưng lại lộ ra nhiều khuyết điểm khi thời gian, tác vụ kéo dài. Bởi xem một dự án tổng quan trên màn hình máy tính và kéo dài từ trang này qua trang khác là điều không dễ dàng. 
  • Gantt gặp rắc rối đối với việc xử lý ràng buộc của dự án. Trọng tâm chính của gantt là thời gian, trong khi đó ràng buộc cơ bản của dự án nằm trong 3 yếu tố: Thời gian, phạm vi và chi phí. Ở mục phạm vi, chi phí không thể mô tả đầy đủ trên sơ đồ được. 

Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ gantt trên Excel

* Chuẩn bị dữ liệu trước khi bắt tay vào vẽ gantt

Ở phần Thực hiện dự án, bạn thêm cột % completion nằm trong bảng Actual. Bên cạnh đó, cần thêm mục Days Completed trong Data Preparation. Trong đó:

  • Nếu Project Timeline cho Plan thì không cần Days Completed
  • Project Timeline trong Actual thì công thức của Days Completed = % Completion * Days

Dưới đây là bảng dữ liệu sau khi thêm % completion:

bảng dữ liệu sau khi thêm % completion

* Những bước vẽ gantt trong Excel

Bước 1: Bạn nhấn vào công cụ Insert, chọn biểu tượng của Chart rồi nhấn Bar, đến Stacked Bar.

Bạn nhấn vào công cụ Insert, chọn biểu tượng của Chart rồi nhấn Bar, đến Stacked Bar

Bước 2: Ở thẻ Chart tools (bạn bấm biểu đồ vừa tạo trên thanh công cụ sẽ xuất hiện thẻ Chart Tools), nhấn Design – Select Data.

Ở thẻ Chart tools (bạn bấm biểu đồ vừa tạo trên thanh công cụ sẽ xuất hiện thẻ Chart Tools), nhấn Design - Select Data.

Ở mục Chart Data Range, nhấn vào vùng dữ liệu nạp vào Chart. Một vùng dữ liệu khác là Start date (Ở phần Legend Entries bấm Add)

Bạn đưa Start date lên trước mục Days trong Legend Entries và Edit lại mục Horizontal Axis Labels. Quan sát rõ hơn trong biểu đồ bên dưới:

Bước 3: Nhìn vào biểu đồ trên, bạn có thể thấy Task đang sắp xếp thứ tự không như mong muốn. Bấm vào tên các Task trong biểu đồ, mở cửa sổ Axis Options chọn Categories in reverse order để sắp xếp lại.

Nhìn vào biểu đồ trên, bạn có thể thấy Task đang sắp xếp thứ tự không như mong muốn. Bấm vào tên các Task trong biểu đồ, mở cửa sổ Axis Options chọn Categories in reverse order để sắp xếp lại.

Bước 4: Phần tô màu xanh trong sơ đồ là ngày thực hiện Task, còn màu vàng là mốc bắt đầu. Để ẩn phần tô vàng, bạn nhấn chuột vào vào thanh biểu đồ, chọn Format Data Series. Tại mục Fill, bạn chọn No Fill rồi chọn Border, nhấn vào No Line.

Bước 5: Điều chỉnh lại khoảng thời gian sát với dự án chúng ta thực hiện. Trong Excel, biểu đồ sẽ được thiết lập thời gian tự động, gồm ngày nhỏ nhất và ngày lớn nhất gần sát với dự án. Thay đổi dữ liệu ngày bằng việc nhập 2 ngày bất kỳ trong Sheet và chọn Format Cells dưới dạng General. Ở hình ảnh dưới, ngày nhỏ nhất là 01/03/2018, ngày lớn nhất là 10/05/2018.

Điều chỉnh lại khoảng thời gian sát với dự án chúng ta thực hiện. Trong Excel, biểu đồ sẽ được thiết lập thời gian tự động, gồm ngày nhỏ nhất và ngày lớn nhất gần sát với dự án. Thay đổi dữ liệu ngày bằng việc nhập 2 ngày bất kỳ trong Sheet và chọn Format Cells dưới dạng General. Ở hình ảnh dưới, ngày nhỏ nhất là 01/03/2018, ngày lớn nhất là 10/05/2018

Bước 6: Theo dõi tỉ lệ thành công thông bằng cách chọn Days completed vào trong biểu đồ rồi để vào phần Days. Trước đó, chúng ta cần thêm 1 đối tượng là Error Bar vào. Bạn nhấn chuột vào biểu đồ, chọn thẻ Chart Tools, click vào Design và chọn Add Chart Element. Tiếp đến, chọn Error Bars rồi đến More Error Bar Options. Lúc này, trên sơ đồ sẽ xuất hiện Add Error Bars based on Series, bạn chọn Start Date.

Theo dõi tỉ lệ thành công thông bằng cách chọn Days completed vào trong biểu đồ rồi để vào phần Days. Trước đó, chúng ta cần thêm 1 đối tượng là Error Bar vào. Bạn nhấn chuột vào biểu đồ, chọn thẻ Chart Tools, click vào Design và chọn Add Chart Element. Tiếp đến, chọn Error Bars rồi đến More Error Bar Options. Lúc này, trên sơ đồ sẽ xuất hiện Add Error Bars based on Series, bạn chọn Start Date.

Ở mục Format Error Bars cần thiết lập:

– Mục Direction bạn chọn Plus.

– Mục End Style bạn chọn No cap.

– Mục Error Amount bạn chọn Custom – Specify Value và tới vùng Days Completed. Tiếp đến, bạn định dạng thay đổi màu sắc, độ rộng cho vùng này:

+ Màu sắc: Màu phải khác biệt hoàn toàn với màu đang hiển thị trên biểu đồ.

+ Độ rộng: Căn cứ vào độ rộng của biểu đồ để chọn, vùng Error Bar cần chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ gốc.

Hình ảnh hiển thị kết quả sau khi thiết lập:

Hình ảnh hiển thị kết quả sau khi thiết lập

Sơ đồ gantt đóng vai trò gì trong quản lý dự án?

– Đảm bảo lịch trình có khả năng thực hiện tốt, nhiệm vụ được giao đúng người và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trước khi bắt đầu.

– Giúp người thực hiện nghiên cứu các khía cạnh thực tiễn của dự án.

– Xác định đường găng hay chuỗi nhiệm vụ hoàn thành riêng lẻ theo thời gian.

– Thông báo cho nhóm, nhà tài trợ về tiến độ dự án. 

Sơ đồ gantt được ứng dụng phổ biến trong nhiều dự án, thể hiện mức độ hiệu quả tối ưu. Dựa theo những thông tin trên, doanh nghiệp, công ty có thể nắm rõ kế hoạch và quá trình thực hiện mọi thứ như thế nào một cách chặt chẽ, rõ ràng nhất. Vay nhanh 247 cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!